FUJIFILM Diosynth Biotechnologies gick live på bara sex månader – en rekordtid inom Life Science, som möter helt andra och tuffare krav än många andra branscher. Här delar de med sig av utmaningar, insikter och framgångsfaktorer från resan.
FUJIFILM Diosynth Biotechnologies är ett globalt kontraktsutvecklings- och tillverkningsföretag (CDMO) inom bioteknik. De utvecklar och producerar biologiska läkemedel, vacciner och avancerade terapier för några av världens ledande Life Science-företag.
Ett projekt i rekordfart
Att implementera ett nytt affärssystem inom Life Science kan ofta ta flera år. Strikta regulatoriska krav gör att varje process måste dokumenteras och valideras i detalj.
Mot den bakgrunden är FUJIFILM Diosynth Biotechnologies resa något unik: tillsammans med Implema och danska Implement Consulting Group gick de live med ett fullt validerat SAP S/4HANA-system på bara sex månader – mitt under en pandemi och total lockdown i Danmark. Hur var det möjligt? Och vilka lärdomar kan andra företag ta med sig?
I ett panelsamtal under Implema Inspire, lett av journalisten Sabinije von Gaffke, delade tre nyckelpersoner med sig av sina perspektiv:
- Christian Houborg, VP Product Supply, FUJIFILM Diosynth Biotechnologies – ansvarig på kundsidan och projektets främsta sponsor.
- Preben Holst-Nielsen, Business Advisor, Implement Consulting Group – rådgivare med lång erfarenhet av Life Science och SAP S/4HANA.
- Katarina Sutrowitz, då Sales Director, Implema – bidrog med insikter om metodik och samarbete.
Valet av plattform och partner
För att lyckas med en så ambitiös satsning krävdes inte bara rätt val av system utan också rätt samarbetspartner. FUJIFILM Diosynth Biotechnologies stod inför ett avgörande beslut: att lämna sin tidigare plattform bakom sig och satsa fullt ut på SAP S/4HANA – och samtidigt hitta en partner som kunde matcha både tempot och de höga kraven i Life Science.
– Vi tog det djärva beslutet att helt lämna vår tidigare plattform och gå över till SAP, berättar Christian Houborg. Målet var att välja en framtidssäker plattform som vi kunde växa med och utveckla affären på. Att gå live med SAP S/4HANA inom Life Science på bara sex månader hade aldrig gjorts tidigare, så det var förstås en enorm utmaning.
Det första mötet med Implema i Köpenhamn blev avgörande:
– Efter att Implema presenterat sitt arbetssätt, sin modell, budget, resurser och tidsplan bad vi dem lämna rummet för att kunna prata internt. Så fort dörren stängdes gjorde vi high-five. Plötsligt kände vi att det faktiskt var möjligt! Vi hade hittat en partner vi kunde arbeta dynamiskt och agilt med, inom den tidsram vi själva satt. Det som imponerade mest var att Implema menade att detta faktiskt var en normal tidplan för dem.
Även Implema kände att mötet var speciellt, minns Katarina Sutrowitz:
– För oss var det en ”perfect match”. Redan i taxin på väg tillbaka till flygplatsen firade vi för vi kände att alla förutsättningar fanns på plats. Kunden var engagerad, avsatte rätt resurser och köpte in på det agila arbetssätt vi alltid strävar efter i våra projekt.
Framgångsfaktorerna
Vad skulle ni säga är de viktigaste framgångsfaktorerna i det här projektet, inte minst på grund av den korta tidplanen?
- Branschkunskap, erfarenhet och kompetens
Preben Holst-Nielsen börjar med att berätta att rätt sammansatt team av kompetenser är en av de viktigaste nyckelfaktorerna för ett lyckat projekt.
– Ett rätt sammansatt team är helt avgörande. Med rätt team och rätt kompetens menar jag både rätt nyckelpersoner från kundens sida, men också rätt konsulter från implementationspartnern. Vi behövde en partner som både kunde SAP S/4HANA och hade erfarenhet av greenfield-implementationer – och som dessutom kände till Life Science och de regulatoriska krav som ställer helt andra krav på dokumentation, spårbarhet och validering. Just den kombinationen var avgörande för att vi skulle lyckas genomföra ett validerat projekt på så kort tid. Där levererade Implema. Den kompetensen och den erfarenheten är otroligt viktigt för att lyckas med ett sånt här projekt på endast sex månader, säger Preben Holst-Nielsen.
- Standardprocesser i SAP
– Varje gång vi stod inför ett val gick vi på SAP standard, berättar Christian Houborg. Utan det tänket hade vi aldrig klarat projektet på sex månader. Och inom Life Science är det ännu viktigare. Ju mer vi kan luta oss mot beprövade standardprocesser, desto enklare blir valideringen och desto snabbare kan vi gå live. - Aktivt sponsorskap och snabba beslut
– Istället för styrgruppsmöten var sjätte vecka hade vi en ledning som var närvarande varje dag och kunde fatta beslut direkt, förklarar Holst-Nielsen. Det höll tempot uppe. - End-to-end processorganisation
Enligt Preben Holst-Nielsen är det viktigt att teamen har mandat att fatta beslut på egen hand.
– Vi organiserade projektet med end-to-end processteam. Istället för att sätta ett ekonomiteam i ett hörn för att arbeta med ekonomi så organiserade vi teamen end-to-end efter flöden och processer såsom logistik, kvalitet och lager. Detta bröt ned silos i organisationen och fick teamen att jobba med hela processen end-to-end.
Christian Houborg gör kopplingen till crowd-solving:
– Alla blir involverade i att bygga en försörjningsprocess end-to-end i företaget. En rekommendation till alla projekt där ute är definitivt att välja en modell med ett end-to-end processtänk och att man sedan håller det strikt. - En tajt tidplan som styrka
– En kort tidplan skapar fokus och förenklar prioriteringar, säger Katarina Sutrowitz. Allt onödigt skalas bort. Vi fokuserade på kärnprocesserna och höll fokus genom hela projektet. - Guidning i best practices processer
Att hålla sig till standardprocesser kan låta enkelt men Preben Holst-Nielsen menar att det också ställer krav.
– En vilja hos företaget att adaptera till best-practice processer är helt avgörande. Det krävs också en partner med erfarna och kompetenta konsulter som kan leda och guida i best practice inom S/4HANA. Den kombinationen är nyckeln för att lyckas hålla sig till standard.
- Stark vision och teamkänsla
Ett tema återkom gång på gång: lagandan.
– Vi var som ett enda stort team utan gränser mellan de tre företagen, säger Houborg. Vår gemensamma vision, till och med ambitionen att slå världsrekord i att gå live med SAP S/4HANA inom Life Science, gav oss energin att testa nya arbetssätt och ge det lilla extra.
Projektorganisationen byggdes upp kring end-to-end processflöden snarare än traditionella funktionssilos. – På så sätt fick teamen ansvar för hela processer som logistik, kvalitet och lager – inte bara isolerade delar, berättar Holst-Nielsen.
– Jag blev särskilt imponerad av visualiseringen, fyller Katarina Sutrowitz i. Projektrummet var som ett war room, allt var förberett för snabba stand-ups och beslut. I kombination med det starka engagemanget från högsta ledningen gjorde det en enorm skillnad.
Bestående lärdomar
Den första siten gick live på sex månader – i tid, inom budget och fullt validerad. Projektet blev en milstolpe, både för FUJIFILM Diosynth Biotechnologies och för hela projektteamet.
De viktigaste lärdomarna – värdet av standardprocesser, ett starkt sponsorskap, branschspecifik kompetens och ett sammansvetsat team – är lika relevanta idag.
Erfarenheterna inspirerar fortsatt arbete med SAP S/4HANA, och visar att även de mest reglerade branscher kan lyckas på rekordtid när vision, samarbete och ledarskap går hand i hand.
